Voor het uitvoeren van dossiercontroles binnen het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten (WRV) moeten polis- en schadedossiers uit uw assurantieapplicatie worden geëxporteerd en in FinConnect worden geïmporteerd.
Deze handleiding beschrijft:
Welke gegevens minimaal nodig zijn vanuit de assurantieapplicatie
Hoe het Excelbestand moet worden aangevuld
Welke extra kolommen nodig zijn voor de werking van FinConnect
Hoe het bestand voorbereid wordt voor import
De instructies zijn gebaseerd op de standaard werkwijze voor WRV-importbestanden.
aanpassing
Benodigde ervaring
Voor deze instructie wordt ervan uitgegaan dat u:
Basiskennis heeft van FinConnect
Een export kunt maken uit uw assurantieapplicatie (bijvoorbeeld ANVA)
Excelbestanden kunt aanpassen
Minimaal benodigde gegevens – Polis / Mutatie / Royement controle
Voor dossiercontrole van polisgegevens moet het exportbestand minimaal de volgende velden bevatten:
Relatienummer
Naam (voorletters / voorvoegsel / achternaam)
Soort verzekering (brancheomschrijving)
Volmachtgever (omschrijving)
Polisnummer
Ingangsdatum
Polis-kantoor (omschrijving)
Onder aan het oorspronkelijke artikel is een voorbeeldbestand opgenomen:
Overzicht Excel t.b.v. werkprogramma acceptatie – mutatie – royement versie 042021 (002)
Minimaal benodigde gegevens – Schadedossier controle
Voor controle van schadedossiers moet het exportbestand minimaal de volgende gegevens bevatten:
Relatienummer
Naam (voorletters / voorvoegsel / achternaam)
Schadenummer
Schadedatum
Schadebehandelaar
Soort verzekering (brancheomschrijving)
Volmachtgever (omschrijving)
Polisnummer
Kantoor (omschrijving)
Voorbeeldbestand:
Overzicht Excel t.b.v. werkprogramma schade versie 042021
Stap 1 – Exportbestand maken vanuit uw assurantieapplicatie
Maak in uw assurantieapplicatie een selectie van de dossiers die gecontroleerd moeten worden.
Maak een export naar Excel van deze selectie.
Zorg dat de export minimaal de benodigde velden bevat zoals hierboven beschreven.
Sla het bestand op als Excelbestand voor verdere bewerking.
Stap 2 – Excelbestand aanvullen
De exportbestanden moeten worden aangevuld voordat ze in FinConnect kunnen worden geïmporteerd.
Open het Excelbestand dat uit uw assurantieapplicatie is geëxporteerd.
Voeg de kolom Periode (L9999) toe.
Vul deze kolom met de periode waarop de controle betrekking heeft (bijvoorbeeld maand 1 t/m 12).
Voeg de kolom L02402 (e-mail auditor) toe.
Vul hier het e-mailadres in van de auditor die de controle uitvoert.
Stap 3 – Headers toevoegen voor FinConnect
Naast de ingevulde kolommen moeten extra headers aanwezig zijn.
Voeg de vereiste kolommen toe zoals aangegeven in de voorbeeldbestanden.
Deze kolommen beginnen bij L00003 en verder.
Deze kolommen hoeven niet gevuld te worden.
De kolommen zijn uitsluitend nodig voor de technische verwerking in FinConnect.
Belangrijk
De extra kolommen worden bewust niet gevuld vanwege AVG-regelgeving.
Deze gegevens zijn niet noodzakelijk voor de controle en mogen daarom leeg blijven.
Opmerking
Gebruik altijd de voorbeeldbestanden die bij het WRV-artikel zijn toegevoegd.
Hierin staan alle juiste kolomnamen en headers die FinConnect verwacht bij het importeren.
Stap 4 – Importbestand voorbereiden
Controleer of alle verplichte kolommen aanwezig zijn.
Controleer of de kolom Periode (L9999) correct is ingevuld.
Controleer of de kolom L02402 (e-mail auditor) een geldig e-mailadres bevat.
Controleer of alle verplichte headers aanwezig zijn.
Sla het bestand op voor import.
Stap 5 – Importeren in FinConnect
Open FinConnect.
Ga naar de importfunctie voor dossiercontrole.
Selecteer het voorbereide Excelbestand.
Start de import.
Controleer na import of alle dossiers correct zijn ingelezen.
Veelgestelde vragen
Vraag: Welke gegevens zijn minimaal nodig voor een poliscontrole?
Antwoord: Op de vraag “Welke gegevens zijn minimaal nodig voor een poliscontrole?” is het antwoord dat u minimaal relatienummer, naam, branche, volmachtgever, polisnummer, ingangsdatum en polis-kantoor nodig heeft.
Vraag: Welke gegevens zijn minimaal nodig voor een schadedossiercontrole?
Antwoord: Op de vraag “Welke gegevens zijn minimaal nodig voor een schadedossiercontrole?” is het antwoord dat u relatienummer, naam, schadenummer, schadedatum, schadebehandelaar, branche, volmachtgever, polisnummer en kantoor nodig heeft.
Vraag: Moeten alle extra kolommen gevuld worden?
Antwoord: Op de vraag “Moeten alle extra kolommen gevuld worden?” is het antwoord dat alleen de kolommen Periode (L9999) en L02402 (e-mail auditor) gevuld moeten worden; de overige headers zijn alleen technisch nodig.
Vraag: Waarom zijn extra headers nodig in het Excelbestand?
Antwoord: Op de vraag “Waarom zijn extra headers nodig in het Excelbestand?” is het antwoord dat FinConnect deze kolommen gebruikt voor de verwerking van het importbestand, ook wanneer de velden leeg blijven.