Logica van de mailteksten
Voor de verzending van naverrekeningen (of actualisaties) kunnen er drie standaard e-mailteksten ingeregeld worden. Dit kan zowel op kantoorniveau als op agentniveau.
Is er een e-mailtekst bij de agent ingeregeld, dan heeft die voorrang boven de tekst van het kantoor. Is er geen tekst bij de agent ingeregeld maar wel bij het kantoor, dan wordt de tekst van het kantoor gebruikt. Zijn er helemaal geen teksten ingeregeld, dan gebruikt FinConnect een standaardtekst.
De drie e-mailtypes
Initiële mail voor naverrekenen
Herinneringsmail
Bevestiging na het voltooien van de naverrekening
Wil je meerdere herinneringen sturen, pas dan de tekst van de herinneringsmail aan vóór elke verzending. Maak geen extra mailtekst aan. Een extra tekst wordt niet gebruikt door de software, omdat het type mail niet apart ingericht kan worden.
Mailteksten inrichten
Ga naar Handelingen > Naverrekenen > Mailteksten bewerken. Een gebruiker heeft hiervoor de juiste rechten nodig om de mailteksten in te zien en te bewerken.
Gebruik de rode knop Voeg tekst toe om een nieuwe mailtekst aan te maken. Zijn er al teksten aanwezig, klik dan op de onderwerpregel en gebruik de knop Bewerk.
Je kunt een eigen onderwerpregel instellen. Binnen de tekst gebruik je invoegvelden om gegevens van de klant, agent of tussenpersoon toe te voegen. Deze worden gevuld met de data uit het importbestand en het ingerichte agentschap in FinConnect.
Gegevens van de tussenpersoon worden gevuld vanuit het importbestand. Zie hiervoor: Naam, e-mail en telefoon van tussenpersoon tonen in e-mails en formulieren.
Via het dropdownmenu Klant kun je:
Een tabel met polis- en dekkingsoverzicht toevoegen aan de mail.
Een knop toevoegen die de klant doorleidt naar het digitale naverrekeningsformulier. Deze knop moet altijd aanwezig zijn in de initiële mail en de herinneringsmail.
Mailing versturen
De e-mailverzending vindt altijd plaats vanuit de agent. Ga naar de agent en open Handelingen > Naverrekenen > Mailing versturen.
Kies welke mail je wilt versturen: de initiële mail of de herinneringsmail. Het systeem toont het laatst geïmporteerde bestand. Filter rechtsboven naar een ander bestand als dat nodig is.
Gebruik Bekijk voorbeeld om van een willekeurige relatie een voorbeeld van de ingerichte mail te bekijken. Wil je de mail als test in je eigen mailbox ontvangen, gebruik dan Mailing testen. De software stuurt dan voor maximaal vijf willekeurige relaties een testmail naar het opgegeven e-mailadres.
Bij de initiële mailing zijn er na Mailing testen twee verzeneopties:
Permanent versturen. Iedereen in het overzicht wordt gemaild. Bij de initiële mail zijn dit altijd de relaties waarbij het naverrekeningsformulier nog niet is geopend of afgerond.
Versturen naar onafgeronde klanten. Soms opent een medewerker een formulier voordat de mailing is verstuurd. Die relaties komen dan niet meer naar voren bij de permanente mailing. Met deze optie stuurt de software de initiële mail ook naar relaties met de status 'onafgerond'.
Bij de herinneringsmail selecteert de software automatisch alle relaties waarbij het formulier nog niet is afgerond. Ook hier kun je de mail eerst testen of direct permanent versturen.
Veelgestelde vragen
Kunnen er meer dan drie mailteksten ingericht worden?
Nee, dat is op dit moment niet mogelijk. Pas de tekst aan voor een nieuwe verzending, bijvoorbeeld een volgende herinnering.
Kan ik vanaf kantoorniveau alle naverrekeningen in één keer versturen?
Nee, de verzending van batches moet per agent worden gedaan.
Kan ik voor een agent een afwijkende mailtekst inrichten?
Ja. Bij de agent kunnen afwijkende teksten ingeregeld worden. Deze hebben voorrang boven de tekst die bij het kantoor is ingericht.
Zoekwoorden
mailteksten naverrekenen, mailing versturen, herinneringsmail, initiële mail, bevestigingsmail, e-mailtekst agent, e-mailtekst kantoor, invoegvelden, naverrekeningsformulier, mailverzending, FinConnect naverrekenen