Binnen Slimme Formulieren – Sectie Formuliergegevens is de optie ‘Formulier kan later verzonden worden’ beschikbaar.
Met deze instelling bepaalt u of een formulier nog per e-mail verzonden kan worden nadat het is geopend.
Dit is vooral bedoeld voor formulieren die alleen intern binnen de organisatie worden gebruikt, zoals:
Auditformulieren
Bezoekverslagen
Interne registraties
Interne controles
Wanneer u deze optie uitschakelt, voorkomt u dat het formulier tijdens het invullen alsnog naar een respondent wordt verstuurd.
Standaard gedrag van deze instelling
Standaard staat de instelling op Ja.
Dit betekent:
Een geopend formulier kan op een later moment alsnog per e-mail worden verzonden.
De gebruiker ziet tijdens het invullen een melding dat het formulier nog niet is verzonden.
Er verschijnt een knop om het formulier direct te versturen.
Wat gebeurt er wanneer u de instelling op ‘Nee’ zet
Wanneer u ‘Formulier kan later verzonden worden’ op Nee zet, verandert het gedrag van het formulier.
Gevolgen:
De optie om het formulier tussentijds te mailen verdwijnt.
Het formulier blijft intern beschikbaar.
De verzendknop tijdens het invullen wordt niet meer getoond.
Dit voorkomt dat interne formulieren per ongeluk naar een klant of externe respondent worden gestuurd.
Formulier alsnog versturen na afronding
Ook wanneer deze instelling op Nee staat, kunt u het formulier nog steeds verzenden.
Dit kan namelijk:
In het slotscherm na afronding van het formulier.
Hier kan alsnog gekozen worden om het formulier naar een ontvanger te sturen.
Bevestiging e-mail instellen
Standaard wordt de bevestigingsmail gestuurd naar het e-mailadres waar het formulierverzoek vandaan kwam.
U kunt dit aanpassen door een alternatief e-mailadres voor de bevestiging in te vullen.
Hiermee bepaalt u:
Wie de bevestiging ontvangt
Waar de PDF met samenvatting wordt afgeleverd
Belangrijk
Wanneer u een formulier intern wilt houden, moet ook de ANVA-koppeling correct zijn ingericht.
Bij het gekoppelde ANVA-formulier moet label 02402 (e-mailadres relatie) worden gekoppeld aan een intern e-mailadres.
Mogelijke opties:
Agent e-mailadres (label 99005)
E-mailadres van ANVA gebruiker (label 99052)
Hierdoor wordt het formulier intern verstuurd in plaats van naar een klant.
Opmerking
Gebruik deze instelling vooral bij formulieren die:
Alleen door medewerkers worden ingevuld
Niet bedoeld zijn voor klanten
Intern gearchiveerd moeten worden
Veelgestelde vragen
Vraag: Wanneer moet ik ‘Formulier kan later verzonden worden’ op Nee zetten?
Antwoord: Op de vraag “Wanneer moet ik ‘Formulier kan later verzonden worden’ op Nee zetten?” is het antwoord dat u deze instelling gebruikt voor formulieren die uitsluitend intern gebruikt worden en niet naar klanten verzonden mogen worden.
Vraag: Kan een formulier nog verstuurd worden als deze optie op Nee staat?
Antwoord: Op de vraag “Kan een formulier nog verstuurd worden als deze optie op Nee staat?” is het antwoord dat het formulier nog steeds verstuurd kan worden via het slotscherm nadat het formulier volledig is afgerond.
Vraag: Waarom moet de ANVA labelkoppeling aangepast worden?
Antwoord: Op de vraag “Waarom moet de ANVA labelkoppeling aangepast worden?” is het antwoord dat hiermee wordt bepaald naar welk e-mailadres het formulier gestuurd wordt, zodat interne formulieren niet naar de klant maar naar een medewerker worden gestuurd.
Vraag: Wat gebeurt er als de instelling op Ja blijft staan?
Antwoord: Op de vraag “Wat gebeurt er als de instelling op Ja blijft staan?” is het antwoord dat gebruikers tijdens het invullen de mogelijkheid houden om het formulier alsnog per e-mail naar een respondent te versturen.