Wat is rappelleren?
Met Rappelleren kunt u automatisch herinneringen laten versturen naar de respondent zolang het formulier nog niet is afgerond.
Dit voorkomt dat formulieren open blijven staan zonder opvolging.
Waar stelt u rappelleren in?
De instelling bevindt zich in de sectie Formuliergegevens van het slimme formulier.
Hier vindt u het veld:
Rappelleren
Rappelleren uitzetten
Wanneer Rappelleren op Uit staat:
Worden er geen automatische herinneringen verstuurd
Ontvangt de respondent alleen de oorspronkelijke uitnodiging
Gebruik deze instelling wanneer u geen automatische opvolging wenst.
Rappelleren aanzetten
Wanneer u Rappelleren op Aan zet, verschijnen extra instellingen.
U kunt dan de volgende onderdelen configureren:
1. Interval in dagen
Hier stelt u in na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd.
Voorbeeld:
Bij een interval van 7 dagen wordt elke rappel 7 dagen na de vorige mail verstuurd.
2. Aantal keer rappelleren
Hier kiest u hoe vaak maximaal een herinnering mag worden verstuurd.
Dit voorkomt dat onbeperkt herinneringen blijven uitgaan.
3. Rappel notificatie naar agent sturen
Wanneer u deze optie op Ja zet:
Ontvangt de agent een kopie van de herinneringsmail
Dit is handig wanneer u zicht wilt houden op de communicatie richting de klant.
Rappelleren bij respondentgroepen
Wanneer een slim formulier wordt verzonden via een respondentgroep:
Kan niet worden afgeweken van de ingestelde rappelleringsinstellingen
Geldt de ingestelde rappellering voor alle respondenten in de groep
Bij individuele verzending kan de gebruiker vóór verzending nog afwijken van de ingestelde rappellering.
Dit doet men in het eerste scherm dat zichtbaar is voordat het formulier daadwerkelijk wordt verzonden.
Tekst van de rappel
De tekst van de standaard herinneringsmail is vast ingesteld in de applicatie.
Wanneer de laatste rappel wordt bereikt:
Ontvangt de relatie de mail die is ingericht bij mailteksten onder ‘Laatste herinnering’
Deze mailtekst kunt u aanpassen nadat het formulier is aangemaakt.
Rappellering stopzetten
Het stopzetten van automatische rappellering voor een reeds verzonden formulier gebeurt via de respondent.
Daar kunt u de herinneringen onderdrukken.
Zie hiervoor het artikel:
Uitleg onderdrukken herinnering Slim Formulier
Belangrijk
Belangrijk: Bij verzending via een respondentgroep gelden altijd de vooraf ingestelde rappelleringsinstellingen. Individuele afwijkingen zijn dan niet mogelijk.
Stappen om rappelleren in te stellen
Open het gewenste slimme formulier.
Ga naar de sectie Formuliergegevens.
Zet Rappelleren op Aan.
Stel het gewenste interval in dagen in.
Kies het maximaal aantal rappels.
Bepaal of de agent een notificatie moet ontvangen.
Sla het formulier op.
Veelgestelde vragenWat gebeurt er als rappelleren op Uit staat?
Op de vraag “Wat gebeurt er als rappelleren op Uit staat?” is het antwoord dat er geen automatische herinneringen worden verstuurd naar de respondent.
Kan ik bij een respondentgroep afwijken van de ingestelde rappellering?
Op de vraag “Kan ik bij een respondentgroep afwijken van de ingestelde rappellering?” is het antwoord dat dit niet mogelijk is; de ingestelde rappellering geldt voor alle leden van de groep.
Kan ik automatische rappels stopzetten na verzending?
Op de vraag “Kan ik automatische rappels stopzetten na verzending?” is het antwoord dat dit mogelijk is via de respondent, waar u de herinneringen kunt onderdrukken.