Wat u met een respondentengroep kunt doen
Met deze functionaliteit kunt u een groep klanten dezelfde mail met een digitaal formulier sturen.
In de basis kan iedere agent in FinConnect dit gebruiken.
Er is een extra module om vanaf kantoorniveau met één bestand meerdere formulieren voor meerdere agenten te verzenden.
Eén formulier naar een groep versturen bij één agent
Modules die aan moeten staan (kantoor en agent)
Controleer dat minimaal de volgende modules aan staan, zowel op kantoorniveau als bij de agent:
Slimme formulieren
Slimme formulieren - exporteren respondentgroepen
Waar u dit voor kunt gebruiken
Voorbeeld:
naar een vooraf geselecteerde groep klanten een klanttevredenheidsonderzoek sturen
Export maken en importbestand voorbereiden
Selecteer in het administratiesysteem de klanten die u wilt mailen.
Exporteer deze selectie uit het administratiesysteem.
Maak het exportbestand gereed voor import in FinConnect conform het format in de bijlage "FORMAT_export_import_respondentengroep".
Gebruik indien nodig het bijgevoegde testbestand "Testbestand_respondentengroep" als voorbeeld.
Bestandstype en tekencodering voor de import
De mailing kan worden verzonden met reguliere Slimme Formulieren.
De iFrame formulieren zijn hiervoor niet geschikt.
Het importbestand moet een csv-UTF8 of txt bestand zijn.
Vanaf eind september 2025 wordt Excel niet meer ondersteund.
Het voordeel van csv UTF-8 is dat vreemde leestekens of letters met een accent correct vertaald worden, zoals:
é
Í
ß
ñ
U kunt wel starten in Excel, maar kies bij ‘Opslaan als’ voor csv-UTF8 formaat.
Importproblemen voorkomen door “Plakken als waarden” te gebruiken
Als u een export heeft gemaakt uit een administratie- of CRM-systeem, kopieer dan de inhoud van het bestand éénmalig in zijn totaliteit en plak dit in een nieuw bestand via de optie Plakken als Waarden (rechtermuis optie).
Dit ontdoet het bestand van eventueel (niet zichtbare) data die de import kunnen blokkeren in FinConnect.
Plakken als waarden heeft wel invloed op datumvelden.
Als u in het importbestand datums heeft staan die vooraf ingevuld moeten worden in uw slimme formulier:
Zet de betreffende kolommen weer goed via (rechtermuis optie) Celeigenschappen.
Kies Datumformaat (dd-mm-jjjj).
Respondentengroep importeren bij één agent
Start de import als volgt:
Kies het bestand dat u wilt importeren.
Vul een groepsnaam in.
Klik op "Bestand verwerken".
Formulier selecteren en verzenden naar (een deel van) de groep
Als het bestand geïmporteerd is:
Selecteer het formulier dat naar de betreffende respondenten gezonden moet worden (1).
Selecteer de gehele groep (2) óf één of meerdere respondenten (3).
Vink bij Respondenten minimaal één checkbox aan.
Klik op "Controleren en versturen" (4).
Wanneer u geen respondent aanvinkt:
kan het formulier niet verzonden worden
u ziet de melding "Het respondenten veld is verplicht"
Rappel en afwijkende mailteksten meenemen vóór verzending
Denk er vooraf aan of u een rappel wilt instellen.
Denk er vooraf aan of u afwijkende mailteksten op formulierniveau wilt gebruiken voor het formulier (zie opmerking 5).
Mail(s) met formulierlink versturen
Klik op "Verstuur aanvragen" (6) om de mail(s) met de koppeling naar het digitale formulier te versturen.
Waar u respondenten en respondentengroepen terugvindt
Na verzending zijn de respondenten aanwezig en te vinden:
als respondent onder (1)
als respondentengroep onder (2)
Respondentengroep verwijderen zonder respondenten te verwijderen
Als een respondentengroep verwijderd wordt, blijven de respondenten bestaan.
Formulieren niet via FinConnect versturen (Export aanvragen)
De keuze "Export aanvragen" (7) kunt u gebruiken om de formulieren niet via FinConnect te versturen, maar bijvoorbeeld via een ander mailprogramma.
Wanneer u "Export aanvragen" gebruikt:
er wordt een export gegenereerd met daarin de unieke URL naar het slimme formulier
deze URL kan in de mailing worden opgenomen
Velden FC001, FC002 en FC003 bij import op agentniveau
De variabelen FC001, FC002 en FC003 hoeven niet verplicht in het bestand te worden opgenomen als u alleen via de agent een mailing verstuurt.
Deze velden zijn alleen noodzakelijk als er geïmporteerd wordt vanaf kantoorniveau (extra module).
Betekenis van de velden:
FC001 bevat agentID
FC002 bevat formulierID
FC003 bevat de hashcode
Resultaten exporteren van ingevulde formulieren uit een batch
Als de formulieren die met de batch zijn verstuurd worden ingevuld, is het resultaat te exporteren als csv bestand.
In de export staan:
de gegevens van de respondenten
de gegeven antwoorden
Bij het exporteren:
u kunt over een bepaalde periode de export uitvoeren
als u de datums leeg laat, exporteert u voor de hele periode dat de mailing loopt
het formulier staat standaard gevuld met het formulier dat bij de groep respondenten is verzonden
Rechten die nodig zijn om resultaten te exporteren
De gebruiker dient rechten te hebben voor:
Exports beheren
Exporteren van slim formulier bij een respondentgroep
Mag ingevulde slimme formulieren exporteren
Respondentengroep verwijderen en (optioneel) ook respondenten en formulieren verwijderen
Een respondentengroep kan via Bewerken van de groep ook verwijderd worden.
Let op:
u verwijdert hiermee alleen de groep
niet de respondenten zelf en/of de formulieren die gekoppeld zijn
Wilt u dat de respondenten zelf en de gekoppelde formulieren ook verwijderd worden:
Ga naar Respondenten Beheren.
Vink de respondenten aan.
Kies voor Verwijderen.
Voorbeeldbestanden voor import bij één agent
Voorbeelden die beschikbaar zijn:
Testrespondentgroep voorbeeld
Formaat importbestand respondentengroep voor een agent
Mailen vanaf kantoorniveau met één bestand voor meerdere agenten en formulieren
Wat er anders is bij kantoorniveau
In de basis is het proces hetzelfde als bij het mailen vanaf de agent. De bijzonderheden zijn:
met de extra module kunt u vanaf kantoorniveau met één bestand een mailing doen voor meerdere agenten en verschillende formulieren
u verzendt dan in één keer met één bestand voor:
meerdere agenten
verschillende formulieren
Modules die aangevraagd en aangezet moeten worden (kantoorniveau)
Vraag FinConnect om de module op kantoorniveau aan te zetten: Slimme formulieren - RespondentGroepen Kantoor.
Zet deze module vervolgens ook aan bij de betrokken agenten.
Extra gebruikersrechten voor kantoorniveau
Ook als gebruiker dient u extra rechten te krijgen:
Respondengroep importeren op kantoorniveau
Overzichtspagina van respondentgroep bekijken op kantoorniveau
Respondentgroep bewerken op kantoorniveau
Overzicht van respondentgroepen tonen op kantoorniveau
Respondentgroep verwijderen op kantoorniveau
Extra kolommen die verplicht zijn in het importbestand (kantoorniveau)
Het importbestand dient 3 extra kolommen te hebben met correcte inhoud:
FC001 = AgentID van de agent in FinConnect
FC002 = Formulier ID van het slimme formulier dat gemaild gaat worden
FC003 = Agent Hashcode
Importeren en verzenden via kantoorniveau
Ga naar Kantoor - handelingen.
Ga naar Slimme Formulieren.
Kies Respondent groepen beheren.
Importeer het bestand.
Het verdere proces van importeren en verzenden gaat hetzelfde als bij de agent, met dit verschil:
bij de verzending hoeft geen specifiek formulier gekozen te worden
Waar u gemailde respondenten terugvindt (kantoorniveau)
De respondenten die gemaild zijn, zijn te vinden:
via de groep die geïmporteerd is
bij de agent zelf via menu "respondenten beheren"
Bestandsformaten en aanvullende uitleg (kantoorniveau)
Beschikbaar:
Formaat importbestand respondentengroep kantoorniveau
Uitleg hoe een datumveld omgezet kan worden naar een tekstveld voor een juiste resultaat na import Excel bestand
Formulieren ontbreken bij respondenten na verzending
Het kan incidenteel voorkomen dat bij de verzending of export via de respondentengroep, het slimme formulier niet is aangemaakt bij de respondent of meerdere respondenten.
U ziet dit doordat:
er een duidelijk verschil te zien is in het statusoverzicht tussen het aantal aanwezige respondenten en het aantal verzonden formulieren
Als het aantal verzonden formulieren lager is dan het aantal respondenten:
Controleer of er respondenten zijn waar in de kolom "Slim formulier" op Afwezig staat.
Als dit het geval is, kan het slimme formulier alsnog gemaild worden.
Respondenten zonder slim formulier in één keer selecteren en alsnog versturen
Ga naar de lijst met respondenten.
Ga naar onderaan de lijst met respondenten.
Klik op de button om de respondenten te selecteren die geen formulier hebben.
Controleer dat deze respondenten in 1x geselecteerd zijn.
Voer hierna de gebruikelijke stappen uit om de rest van de mailing te versturen.
Belangrijk
Mailing kan alleen verzonden worden met reguliere Slimme Formulieren; iFrame formulieren zijn niet geschikt.
Het importbestand moet csv-UTF8 of txt zijn; vanaf eind september 2025 wordt Excel niet meer ondersteund.
Als u een respondentengroep verwijdert, verwijdert u alleen de groep en niet automatisch de respondenten en/of gekoppelde formulieren.
Voor import op kantoorniveau zijn de extra kolommen FC001, FC002 en FC003 verplicht en moeten deze correct gevuld zijn.
Opmerking
Denk er vóór verzending aan of u een rappel wilt instellen of afwijkende mailteksten op formulierniveau wilt gebruiken (zie opmerking 5).
Veelgestelde vragen
Welke modules moeten aan staan om één formulier naar een groep te versturen bij één agent?
Op de vraag "Welke modules moeten aan staan om één formulier naar een groep te versturen bij één agent?" is het antwoord dat zowel op kantoor als bij de agent de modules "Slimme formulieren" en "Slimme formulieren - exporteren respondentgroepen" aan moeten staan.
Waarom kan ik geen iFrame formulier gebruiken voor een respondentengroep-mailing?
Op de vraag "Waarom kan ik geen iFrame formulier gebruiken voor een respondentengroep-mailing?" is het antwoord dat de mailing alleen verzonden kan worden met reguliere Slimme Formulieren en dat iFrame formulieren hiervoor niet geschikt zijn.
Welk bestandsformaat moet ik gebruiken voor de import van een respondentengroep?
Op de vraag "Welk bestandsformaat moet ik gebruiken voor de import van een respondentengroep?" is het antwoord dat het importbestand een csv-UTF8 of txt bestand moet zijn en dat vanaf eind september 2025 Excel niet meer ondersteund wordt.
Waarom wordt “Plakken als waarden” geadviseerd bij een export uit een CRM- of administratiesysteem?
Op de vraag "Waarom wordt “Plakken als waarden” geadviseerd bij een export uit een CRM- of administratiesysteem?" is het antwoord dat u hiermee eventueel niet-zichtbare data verwijdert die de import in FinConnect kan blokkeren, maar dat dit wel invloed kan hebben op datumvelden.
Wat betekent de foutmelding “Het respondenten veld is verplicht”?
Op de vraag "Wat betekent de foutmelding “Het respondenten veld is verplicht”?" is het antwoord dat er geen respondent is aangevinkt bij Respondenten en dat het formulier daarom niet verzonden kan worden totdat u minimaal één checkbox aanvinkt.
Wat doet de optie “Export aanvragen” bij respondentengroepen?
Op de vraag "Wat doet de optie “Export aanvragen” bij respondentengroepen?" is het antwoord dat FinConnect dan een export genereert met de unieke URL naar het slimme formulier, zodat u de mailing bijvoorbeeld via een ander mailprogramma kunt versturen.
Moet ik FC001, FC002 en FC003 altijd opnemen in het importbestand?
Op de vraag "Moet ik FC001, FC002 en FC003 altijd opnemen in het importbestand?" is het antwoord dat deze velden niet verplicht zijn als u alleen via de agent een mailing verstuurt, maar dat ze wel noodzakelijk zijn bij import vanaf kantoorniveau met de extra module.
Welke extra kolommen zijn verplicht bij import op kantoorniveau?
Op de vraag "Welke extra kolommen zijn verplicht bij import op kantoorniveau?" is het antwoord dat het importbestand de extra kolommen FC001 (AgentID), FC002 (Formulier ID) en FC003 (Agent Hashcode) moet bevatten met correcte inhoud.
Waar vind ik de respondenten terug na een kantoorniveau-mailing?
Op de vraag "Waar vind ik de respondenten terug na een kantoorniveau-mailing?" is het antwoord dat u ze terugvindt via de geïmporteerde groep en ook bij de agent zelf via het menu "respondenten beheren".
Wat kan ik doen als bij sommige respondenten het slimme formulier ontbreekt na verzending?
Op de vraag "Wat kan ik doen als bij sommige respondenten het slimme formulier ontbreekt na verzending?" is het antwoord dat u in het statusoverzicht controleert of het aantal verzonden formulieren lager is dan het aantal respondenten en vervolgens kijkt of in de kolom "Slim formulier" bij sommige respondenten "Afwezig" staat, waarna u het slimme formulier alsnog kunt mailen door deze respondenten te selecteren en de gebruikelijke verzendstappen te volgen.