Nadat de respondenten zijn geïmporteerd en gegroepeerd, kunt u de formulieren voor dossiercontrole verzenden naar de auditors.
Per respondentgroep kiest u het juiste formulier en start u het verzendproces.
De auditor ontvangt vervolgens een e-mail met een link naar het formulier om de controle uit te voeren.
Formulier verzenden vanuit een respondentgroep
Ga in FinConnect naar de agent Werkprogramma Volmachten.
Klik op Respondent groepen beheren.
U ziet een overzicht van alle respondentgroepen.
Klik bij de gewenste groep op Bekijken.
Juiste formulier selecteren
In het scherm van de respondentgroep gaat u naar het blok Formulier versturen.
Selecteer het juiste formulier uit de lijst.
Voorbeeld:
WRV 2021 acceptatiedossiers
WRV 2021 mutatiedossiers
WRV 2021 royementdossiers
WRV 2021 schadedossiers
Klik daarna op Controleren en versturen.
Controleer in het overzicht de aanvraaggegevens.
Klik op Verstuur aanvragen.
Na verzending verschijnt een melding dat de aanvragen succesvol zijn verstuurd.
Wat ontvangt de auditor
De auditor ontvangt automatisch een e-mail met:
een melding dat een dossiercontrole klaarstaat
informatie over het betreffende dossier
een knop om de controle te starten
Via de knop in de e-mail opent het formulier waarin de auditor de controle kan uitvoeren.
Opmerking
Het formulier dat u selecteert komt meestal van Applicatieniveau.
Wanneer er aangepaste formulieren bestaan op kantoorniveau of agentniveau, selecteert u uiteraard die variant.
Belangrijk
Kies altijd het formulier dat hoort bij het type dossier (acceptatie, mutatie, royement of schade).
Het gekozen formulier wordt naar alle respondenten in de groep verzonden.
Controleer daarom vooraf of de respondentgroep correct is samengesteld.
Herinnering bij niet afgeronde controles
Wanneer een auditor de dossiercontrole niet afrondt, wordt automatisch een herinnering verstuurd.
De herinnering wordt na 21 dagen verzonden.
Dit gebeurt automatisch vanuit FinConnect.
Veelgestelde vragen
Vraag: Hoe kies ik het juiste formulier voor een respondentgroep?
Antwoord: Op de vraag “Hoe kies ik het juiste formulier voor een respondentgroep?” is het antwoord dat u het formulier selecteert dat hoort bij het type dossiercontrole van de betreffende groep, bijvoorbeeld mutatie-, acceptatie-, royements- of schadedossiers.
Vraag: Wat gebeurt er nadat ik op “Verstuur aanvragen” klik?
Antwoord: Op de vraag “Wat gebeurt er nadat ik op ‘Verstuur aanvragen’ klik?” is het antwoord dat FinConnect automatisch e-mails verstuurt naar alle auditors in de respondentgroep met daarin een link naar het formulier.
Vraag: Kan ik formulieren van verschillende niveaus gebruiken?
Antwoord: Op de vraag “Kan ik formulieren van verschillende niveaus gebruiken?” is het antwoord dat u formulieren kunt gebruiken van applicatieniveau, kantoorniveau of agentniveau, afhankelijk van waar het formulier beschikbaar is ingericht.
Vraag: Wat gebeurt er als een auditor het formulier niet invult?
Antwoord: Op de vraag “Wat gebeurt er als een auditor het formulier niet invult?” is het antwoord dat FinConnect automatisch een herinneringsmail verstuurt wanneer de dossiercontrole na 21 dagen nog niet is afgerond.