Wat je met Respondenten verwijderen kunt doen
Met de functie Respondenten verwijderen verwijder je in één keer een grote groep respondenten van een agent. Je selecteert de respondenten op basis van een periode, een respondentgroep of een combinatie van beide.
Dit is handig als je bijvoorbeeld na een afgeronde mailing of na een bepaalde bewaartermijn oude respondenten en hun gegevens wilt opschonen.
Let op: dit is een definitieve verwijdering
Met deze functie verwijder je alle data van de geselecteerde respondenten uit FinConnect, waaronder:
de (status)formulieren
PDF's
bijlagen
status-e-mails
klantgegevens (respondentdata)
De verwijdering is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Zorg dat je alle benodigde data in je eigen administratie hebt vastgelegd voordat je deze actie uitvoert.
Wat je nodig hebt
Je kunt deze functie alleen gebruiken als aan beide voorwaarden is voldaan:
De module Slimme formulieren - Verwijder respondenten staat aan, zowel op kantoorniveau als bij de agent.
Je hebt beheerdersrechten binnen het kantoor incl. het recht om in bulk respondenten te verwijderen.
Staat de module nog niet aan bij het kantoor? Vraag FinConnect om de module voor je kantoor te activeren.
Werkwijze: Respondenten in bulk verwijderen
Ga bij de agent naar Slimme formulieren - Respondenten beheren.
Klik op de knop Respondenten verwijderen (naast Voeg respondent toe).
Vul onder Filters de gewenste selectie in:
Vanaf datum en/of tot en met datum, om op periode te selecteren
Respondentgroep, om één specifieke groep te selecteren (standaard staat hier Alle groepen)
Klik op Filteren.
Controleer onderaan het scherm hoeveel respondenten er gevonden zijn die voldoen aan je filters.
Klopt de selectie? Voer de verwijdering uit en bevestig.
Wil je opnieuw beginnen met selecteren? Klik op Reset filters.
Verschil met een respondentengroep verwijderen
Als je via Bewerken van een respondentengroep de groep verwijdert, verwijder je alleen de groep. De respondenten en de gekoppelde formulieren blijven dan bestaan. Met Respondenten verwijderen verwijder je juist de respondenten zelf, inclusief alle bijbehorende data.
Meer over respondentengroepen lees je in Respondentengroep gebruiken om een mail met slim formulier naar meerdere relaties te sturen.
Belangrijk
De verwijdering is definitief en kan niet worden teruggedraaid.
Verzonden mails met links naar slimme formulieren, werken niet meer bij de respondenten die verwijdert zijn.
Leg alle benodigde data vast in je eigen administratie vóórdat je respondenten verwijdert.
De module Slimme formulieren - Verwijder respondenten moet aan staan op kantoorniveau en bij de agent.
Alleen gebruikers met specifieke rechten voor het verwijderen kunnen deze actie uitvoeren. Beheert je zelf de gebruikers in FinConnect, wees selectief met wie je deze rechten toekent.
Veelgestelde vragen
Ik zie de knop Respondenten verwijderen niet. Hoe kan dat?
Op de vraag "Ik zie de knop Respondenten verwijderen niet. Hoe kan dat?" is het antwoord dat je niet de juiste rechten hebt, of dat de module Slimme formulieren - Verwijder respondenten niet aan staat op kantoorniveau of bij de agent. Vraag de beheerder van je kantoor om dit te controleren, of vraag FinConnect om de module te activeren.
Kan ik verwijderde respondenten terugzetten?
Op de vraag "Kan ik verwijderde respondenten terugzetten?" is het antwoord nee. De verwijdering is definitief, inclusief formulieren, PDF's, bijlagen en status-e-mails. De informatie wordt van onze database verwijderd.
Kan ik alleen de respondenten van één respondentgroep verwijderen?
Op de vraag "Kan ik alleen de respondenten van één respondentgroep verwijderen?" is het antwoord ja. Kies bij het filter Respondentgroep de betreffende groep en klik op Filteren.
Wat gebeurt er als ik geen filters invul?
Op de vraag "Wat gebeurt er als ik geen filters invul?" is het antwoord dat alle respondenten van de agent worden geselecteerd. Controleer daarom altijd het aantal gevonden respondenten voordat je de verwijdering uitvoert.
Zoekwoorden
respondenten verwijderen, bulk verwijderen, respondenten opschonen, respondentgroep verwijderen, slimme formulieren verwijderen, hard delete, beheerdersrechten, AVG opschonen