Binnen FinConnect kunnen e-mailadressen op meerdere niveaus worden ingesteld. Deze e-mailadressen bepalen:
Van welk adres formulieren worden verzonden
Naar welk adres bevestigingen worden gestuurd
Welke afzender zichtbaar is in communicatie
De instellingen kennen een hiërarchie. Wanneer op een lager niveau geen e-mailadres is ingevuld, wordt automatisch het e-mailadres van een hoger niveau gebruikt.
De niveaus zijn:
Kantoorniveau
Agentniveau
Formulierniveau (Slimme Formulieren)
Vraagniveau (Slimme Formulieren)
Kantoorniveau
Het e-mailadres op kantoorniveau fungeert als standaard e-mailadres binnen FinConnect.
Dit e-mailadres wordt gebruikt als:
Afzender e-mailadres
Bevestigings e-mailadres
Dit gebeurt alleen wanneer op andere niveaus geen afwijkend e-mailadres is ingesteld.
Het e-mailadres op kantoorniveau wordt bij de inrichting van het kantoor door FinConnect ingesteld op basis van gemaakte afspraken.
E-mailadres wijzigen op kantoorniveau
Volg onderstaande stappen om het e-mailadres te wijzigen:
Ga naar Dashboard
Klik op Kantoren
Kies Bekijken
Klik op Bewerken
Pas het veld E-mailadres aan
Klik op Opslaan
Agentniveau
Op agentniveau kan een ander e-mailadres worden ingesteld dan op kantoorniveau.
Voorbeeld:
Kantoorniveau: [email protected]
Agentniveau: [email protected]
Dit kan handig zijn wanneer een specifieke afdeling of tussenpersoon met eigen communicatie werkt.
E-mailadres instellen op agentniveau
Ga naar Agentschappen
Klik op Bekijken bij de gewenste agent
Klik op Bewerken
Vul het veld E-mailadres in
Klik op Opslaan
Afwijkend e-mailadres voor Slimme Formulieren
Binnen een agent kan specifiek voor Slimme Formulieren een afwijkend e-mailadres worden ingesteld.
Dit e-mailadres wordt dan gebruikt voor alle communicatie rondom formulieren van deze agent.
Als dit veld leeg blijft, gebruikt FinConnect automatisch het algemene e-mailadres van de agent of het kantoor.
Voorbeeld
Een agent wordt uitsluitend gebruikt door de schadeafdeling. In dat geval kan hier bijvoorbeeld worden ingesteld:
Instellen van e-mailadres voor Slimme Formulieren
Ga naar Agentschappen
Kies Bekijken
Klik op Bewerken
Open de tab Module: Slimme formulieren
Vul het veld E-mailadres in
Klik op Opslaan
Formulierniveau (Slimme Formulieren)
Op formulierniveau kan een vast bevestigings e-mailadres worden ingesteld.
Wanneer een klant een formulier invult en afrondt:
ontvangt de klant een bevestiging
wordt er ook een bevestiging gestuurd naar het ingestelde e-mailadres
Voorbeeld:
Wanneer dit veld is ingevuld, worden de e-mailadressen van kantoor en agent genegeerd voor deze bevestiging.
Vraagniveau (Slimme Formulieren)
Binnen een formulier kan nog verder worden afgeweken via specifieke vraagtypen:
Aanpassen agent e-mail
Aanpassen respondent e-mail
Hiermee kan het verzenden van e-mails nog specifieker worden geregeld.
Voorbeelden:
een formulier dat alleen intern gebruikt wordt
formulieren die door verschillende afdelingen worden verwerkt
Wanneer deze vraagtypen gebruikt worden:
bepaalt de formulierinrichting welk e-mailadres gebruikt wordt
gebruikers kunnen dit niet meer overschrijven bij het verzenden van het formulier
Belangrijk
De e-mailinstellingen volgen een vaste volgorde van prioriteit:
Vraagniveau (formuliervraag)
Formulierniveau
Agentniveau (Slimme Formulieren)
Agentniveau algemeen
Kantoorniveau
Het laagste niveau dat is ingevuld heeft altijd voorrang.
Opmerking
Bij het verzenden van een formulier kan een gebruiker normaal gesproken:
het e-mailadres van de klant aanpassen
het bevestigings e-mailadres aanpassen
Dit geldt niet wanneer in het formulier gebruik wordt gemaakt van de vraagtypen:
Aanpassen agent e-mail
Aanpassen respondent e-mail
In dat geval blijft de ingestelde configuratie altijd leidend.
Veelgestelde vragen
Welke e-mail wordt gebruikt als er nergens een e-mailadres is ingevuld?
Op de vraag “Welke e-mail wordt gebruikt als er nergens een e-mailadres is ingevuld?” is het antwoord dat FinConnect automatisch het e-mailadres op kantoorniveau gebruikt.
Wat gebeurt er als op agentniveau een ander e-mailadres wordt ingesteld?
Op de vraag “Wat gebeurt er als op agentniveau een ander e-mailadres wordt ingesteld?” is het antwoord dat dit e-mailadres het kantoorniveau overschrijft voor communicatie van die specifieke agent.
Wanneer worden e-mailadressen van kantoor of agent genegeerd?
Op de vraag “Wanneer worden e-mailadressen van kantoor of agent genegeerd?” is het antwoord dat dit gebeurt wanneer op formulierniveau een vast bevestigings e-mailadres is ingesteld.
Kan een gebruiker het e-mailadres aanpassen bij het verzenden van een formulier?
Op de vraag “Kan een gebruiker het e-mailadres aanpassen bij het verzenden van een formulier?” is het antwoord dat dit meestal mogelijk is, behalve wanneer het formulier gebruik maakt van de vraagtypen Aanpassen agent e-mail of Aanpassen respondent e-mail. In dat geval blijft de ingestelde configuratie leidend.