Binnen FinConnect worden op verschillende plaatsen e-mailadressen gebruikt bij het verzenden en verwerken van Slimme Formulieren (SF).
Deze e-mailadressen bepalen:
Naar wie een formulier wordt verzonden
Vanuit welke entiteit het formulier wordt verstuurd
Naar welk e-mailadres het afgeronde formulier wordt teruggestuurd
Het is belangrijk om het verschil tussen deze e-mailadressen goed te begrijpen, omdat zij ieder een eigen rol hebben in de formulierflow.
Overzicht van de e-mailadressen
Binnen FinConnect worden drie typen e-mailadressen gebruikt bij Slimme Formulieren.
1. E-mailadres van de klant (respondent)
Dit is het e-mailadres van de persoon die het verzoek krijgt om een Slim Formulier in te vullen.
Dit e-mailadres wordt gebruikt voor:
Het verzenden van de uitnodiging om het formulier in te vullen
Het ontvangen van een bevestiging nadat het formulier is ingevuld en afgerond
De klant ontvangt dus zowel het initiële verzoek als de afrondingsbevestiging op dit e-mailadres.
2. E-mailadres van kantoor of agent (verzendadres)
Dit is het e-mailadres van het kantoor of de agent vanuit wie het Slim Formulier wordt verzonden.
Dit e-mailadres bepaalt:
De afzender van de e-mail naar de klant
Vanuit welke entiteit het formulier officieel wordt verstuurd
Dit adres is meestal ingesteld op kantoor- of agentniveau binnen FinConnect.
3. Bevestigings e-mailadres van kantoor of agent
Dit is het e-mailadres waar het afgeronde Slim Formulier naartoe wordt gestuurd.
Wanneer een klant het formulier heeft ingevuld en afgerond:
Wordt het formulier automatisch per e-mail verzonden
Komt het ingevulde formulier binnen op dit bevestigings e-mailadres
Dit adres wordt vaak gebruikt door:
Een afdeling
Een algemene mailbox
Een verantwoordelijke medewerker
Belangrijk
Zorg dat alle e-mailadressen correct zijn ingevuld.
Een foutief e-mailadres kan ervoor zorgen dat formulieren niet aankomen of bevestigingen niet worden ontvangen.
Controleer bij problemen altijd eerst welke e-mailadressen zijn ingesteld op respondent-, agent- en bevestigingsniveau.
Opmerking
In sommige situaties kunnen aanvullende e-mailadressen worden gebruikt, bijvoorbeeld via cc- of bcc-instellingen in een formulier. Deze werken aanvullend op de drie basis e-mailrollen.
Veelgestelde vragen
Vraag: Naar welk e-mailadres wordt het formulier gestuurd dat de klant moet invullen?
Antwoord: Op de vraag “Naar welk e-mailadres wordt het formulier gestuurd dat de klant moet invullen?” is het antwoord dat het formulier wordt verzonden naar het e-mailadres van de respondent of klant.
Vraag: Vanaf welk e-mailadres wordt het Slim Formulier verstuurd?
Antwoord: Op de vraag “Vanaf welk e-mailadres wordt het Slim Formulier verstuurd?” is het antwoord dat dit het e-mailadres van het kantoor of de agent is dat als verzendadres is ingesteld.
Vraag: Waar komt het ingevulde formulier terecht nadat de klant het heeft afgerond?
Antwoord: Op de vraag “Waar komt het ingevulde formulier terecht nadat de klant het heeft afgerond?” is het antwoord dat het formulier wordt verzonden naar het ingestelde bevestigings e-mailadres van het kantoor of de agent.
Vraag: Kan het e-mailadres van de klant afwijken van het standaard ingestelde adres?
Antwoord: Op de vraag “Kan het e-mailadres van de klant afwijken van het standaard ingestelde adres?” is het antwoord dat dit mogelijk is wanneer het e-mailadres bij de respondent of binnen het formulier wordt aangepast.